8 ERROS PARA EVITAR NO SEU EVENTO CORPORATIVO
Sabemos, pode ser meio tenso planejar um evento para empresa. É muita coisa envolvida para pensar e tomar cuidado. Mas para te ajudar, reunimos aqui 8 erros comuns que aprendemos com o tempo a ajudar nossos clientes a lidar e resolver.
Brunch para a Alpargatas no salão de eventos do Futuro Refeitório
1. Deixar o A&B para o final
Você pensou o lugar, a data, os convidados, o tema do encontro - mas ainda não fechou se vai ser um coquetel, catering ou outro formato, ou seja, o que e como as pessoas vão comer!
Se o seu briefing inicial não tiver essa questão como uma das principais, pode dar muito errado e até ser inviabilizada, por falta de estrutura do local, ou estourar o orçamento já aprovado. Já pensou que dor de cabeça?
Felizmente, como no Futuro Refeitório temos a nossa cozinha integrada ao salão de eventos, isso nunca será um problema. Além disso, nossa equipe pode te ajudar a repensar o seu briefing e orçamento, caso necessário.
2. Não ter planos de contingência
E se o voo do seu palestrante atrasar por causa das mudanças climáticas? E se o seu fornecedor principal tiver um problema técnico? Questões como essas podem arruinar tudo e é por isso que você precisa ter cartas na manga para driblar rápidas mudanças de rota.
A chave aqui está em ter protocolos definidos para caso as coisas não saiam como idealizado, e em ter fornecedores alternativos à disposição e manter uma comunicação alinhada e clara com a sua equipe.
Feira de vinhos Segunda Taça acontecendo no nosso salão de eventos. Foi preciso muita organização e planejamento para reunir tantos produtores de vinhos de várias partes do mundo e correr tudo bem.
3. Não unificar sua comunicação
Você alinhou com fulano por e-mail, depois falou com ciclano por um áudio de WhatsApp e resolveu tudo com beltrano em uma ligação - mas esqueceu de anotar aquela informação importante que foi dita… já viu, né? Caos!
Busque centralizar as informações com a sua equipe por um canal só e ter uma plataforma em que todos tenham visibilidade do que está acontecendo. Isso não significa que vocês precisam ter mil e uma reuniões de alinhamento, mas sim segurança de que todo mundo sabe o que precisa ser feito. Se possível, busque se comunicar o máximo possível por escrito, para que você possa localizar as informações que você precisa depois.
Isso se estende aos convidados - Eles vão receber o convite, press kit e informações com antecedência? Enfim, planeje e organize como a comunicação funciona, que tem altas chances de dar certo!
4. Não pensar em restrições alimentares
Um dos convidados mais importantes é intolerante a lactose, mas você não sabia - e agora todo o buffet já está montado! Que situação…
Para evitar isso, sempre faça uma sondagem antes com os participantes sobre restrições alimentares, ou garanta que o fornecedor de A&B que você contratou pode fazer opções variadas que atendam a dietas restritivas.
Para a sua sorte, aqui no Futuro nós damos conta desse recado e temos opções para atender diferentes dietas, independente do formato do evento.
Buffet de brunch no salão de eventos do Futuro Refeitório
5. Não pensar na experiência
Não adianta pensar na comida, no equipamento de som e luz, na lista de convidados, e não planejar o que será feito ao longo do evento. Defina:
Como você vai gerar expectativa nos convidados antes mesmo do evento ser realizado?
O que vai acontecer quando os convidados chegarem? Quem vai recepcioná-los?
Vai ter brinde? Antes ou depois do evento?
Em que momento vai ser o coffee break? Vai demorar muito para acontecer? - Ninguém fica muito paciente com fome!
Qual vai ser a playlist? A música ambiente tem a ver com a atmosfera do evento?
Enfim, se coloque no lugar dos seus convidados e pense em como eles vão experimentar o momento que você planejou.
6. Não entender como funciona o lugar do evento
Você viu uma ou duas fotos na internet e amou! E aí já se apressou para fechar e fazer acontecer… calma lá!
É muito importante que você tenha noção de algumas coisas sobre esse espaço antes de contratá-lo:
É de fácil acesso para os convidados? - Onde eles vão estacionar? Se vierem de transporte público, é perto do metrô?
O local já tem cozinha e produção própria integrada?
Tem acessibilidade para pessoas com deficiência?
Vai ser fácil dos convidados se locomoverem lá dentro, ou vão ficar perdidos?
Tem banheiro suficiente para todo mundo?
A iluminação própria de lá é boa? (Caso você precise cortar isso do seu orçamento)
Um jeito fácil de resolver tudo isso é logo na reunião de orçamento com o local do evento. Dica: peça pela planta do local - estabelecimentos mais experientes sempre têm ela na manga para te mostrar - como aqui no Futuro Refeitório. Aliás, nós cumprimos todos os requisitos dessa lista ♥
Evento com serviço volante e estação de bar no nosso salão próprio.
7. Não conhecer o público a fundo
Esse aqui é o que diferencia seu evento de um encontro qualquer. Se você entende melhor o perfil do público que estará presente, pode planejar melhor todas as questões mencionadas anteriormente - a música ambiente, a experiência, a comida, e até a decoração!
Dica: Faça essa investigação sobre o público antes mesmo do briefing inicial. Isso vai te ajudar a ir por caminhos mais certeiros e menos genéricos que você poderia tomar (por medo de ousar e oferecer uma experiência mais personalizada & exclusiva).
8. Esquecer do pós evento
O evento foi lindo e maravilhoso… mas só na sua memória. O que a equipe de organização achou? E os convidados?
Você não precisa entrevistar todo mundo que esteve lá, mas é essencial fazer pelo menos um debriefing, ou seja, uma análise dos resultados do evento:
O que deu certo?
O que pode melhorar?
Como foi o balanço do orçamento?
No que dá para investir melhor da próxima vez?
Colete essas informações com a sua equipe, discutam sobre e registrem, para saberem como fazer melhor no próximo. Aqui no Futuro Refeitório, sempre fazemos um debriefing, para seguir aprimorando a nossa hospitalidade.
Comemoração de lançamento do Tiny Desk da cantora Tássia Reis aqui ♥