Como planejar um evento inesquecível (mesmo sendo corporativo)

Organizar um evento pode ser uma delícia — ou um baita perrengue, se você não souber por onde começar. Aqui no Futuro Refeitório, a gente já viveu de tudo: brunch com equipe criativa, reuniões que viraram happy hour, apresentação de resultados com café passado na hora. E aprendemos que o segredo de um bom evento está nos detalhes e na ordem das decisões.

Seja um almoço de celebração, uma reunião com cliente ou um lançamento de produto, esse post vai te ajudar a montar seu evento com leveza e organização. Anota aí:

1. Comece pela lista de convidados

Antes de pensar no cardápio, decoração ou playlist, define o tamanho do seu evento.
Quantas pessoas vão participar? Essa resposta interfere em:

  • Qual espaço você vai usar

  • Como será o serviço (sentado, volante, buffet)

  • A quantidade de comida, bebida e mobiliário

  • E claro: o valor total do orçamento

No nosso espaço: cabem até 40 pessoas sentadas ou 70 em pé. Isso já dá um ótimo ponto de partida.
→ Saiba mais sobre nosso espaço para eventos

2. Defina o formato e o objetivo

É uma comemoração interna? Um brunch para networking? Um evento de lançamento?
Saber o que você quer comunicar ou celebrar vai guiar:

  • O clima do evento (mais íntimo ou institucional)

  • O tipo de comida e bebida

  • A disposição do espaço

  • Os equipamentos técnicos que você vai precisar

Dá pra fazer um café da manhã corporativo com projetor e microfone, sim. Aqui a gente já fez até apresentação de marca com kombucha no lugar de espumante 🥂

3. Feche os fornecedores na ordem certa

Sim, tem uma ordem certa. E seguir isso evita dor de cabeça:

  1. Espaço

  2. Buffet ou menu da casa

  3. Equipamentos técnicos (caixa de som, microfone, TV, projetor, wi-fi)

  4. Mobiliário extra (se precisar)

  5. Foto, vídeo, papelaria

  6. Detalhes finais (flores, brindes, identidade visual)

Dica real: se for um evento corporativo, combine uma visita técnica com a equipe que vai operar som, projeção ou transmissão. A gente oferece suporte, mas cada projeto tem suas particularidades.

4. Monte um cronograma realista (e com pausas)

Eventos fluem melhor com tempo de respiro entre cada etapa. Um bom cronograma inclui:

  • Horário de chegada de cada fornecedor

  • Montagem do som, luz, bar, mobiliário

  • Testes técnicos (sempre!)

  • Recepção dos convidados

  • Horário de fala/apresentações

  • Coffee break ou refeições

  • Encerramento

  • Desmontagem tranquila
    Inclua 30 minutos de margem entre cada fase. Sempre alguém atrasa ou algo leva mais tempo — e tá tudo bem, desde que esteja previsto.

5. Cuide da experiência de quem vai

Até o evento mais técnico pode ser agradável e acolhedor. Por isso, pensa com carinho:

  • Tem lugar pra todo mundo sentar?

  • O som vai alcançar o fundo da sala?

  • O banheiro é fácil de achar?

  • A comida vai circular bem?

  • Tem café ou água sempre acessíveis?

  • A identidade visual da empresa tá presente sem parecer forçada?

Aqui no Futuro, a gente adora criar essa mistura: um evento que funciona e emociona, mesmo quando é pra apresentar relatório.

Pra finalizar...

Evento bom é aquele que respeita quem organiza, quem participa e o tempo de todo mundo.
E se você quer fazer isso num lugar que entende de acolhimento e de logística, pode contar com a gente.

Fale com o Vinícius no whats ou escreve pra gente no formulário de eventos e bora fazer seu próximo evento ser mais leve, bonito e redondo.

karina barretto